項目管理軟體的優缺點

模擬還是數字?這就是您應該(或可能不應該)使用項目管理軟體的原因。

對於沉迷於項目管理軟體和工具的人來說,現在是一個充滿活力的好時機。任務管理應用程序,子彈日記,簡單列表,獲取東西繁忙的企業家有很多選擇可供選擇。

但是,您首先需要回答的一個基本問題是:“模擬還是數字?”

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定義模擬與數字

模擬系統基於紙筆。它們可以包括工具和方法,例如子彈日記,基本任務列表,索引卡,Moleskine筆記本或日程計劃器。

從本質上講,任何用紙和筆的基本工具構建的都是模擬的。當然,數字意味著應用程序。這可能意味著一個昂貴的應用程序,可以跟踪任務列表,免費項目管理軟體或其他任何內容

它也可以是基本文本編輯器中的簡單純文本文件。幾乎任何你能想到的紙質格式的策略都可以作為應用程序提供,適用於iOS或Android設備或兩者兼而有之。

哪個最適合你?

項目管理軟體的優雅

毫無疑問,數字任務和項目管理軟體非常受歡迎,尤其是忙碌的企業家。

為了實現純粹的效率,數字方法贏得了勝利。您可以復制和粘貼文本,輕鬆檢查已完成的操作,並將項目拖放到首選的組織結構中。

項目管理軟體之間的差異

有了大量的應用程序,找到一個符合您需求的應用程序從未如此簡單。設計和UI可以為用戶帶來很大的不同。

如果您的方法更加線性,那麼在列表中顯示您的任務的應用程序可能更適合。對於那些喜歡獲得“全局”視圖,一目了然地看到所有承諾的人,您可能會對使用其他方法感到更舒服,例如基於卡片的UI。

最後但同樣重要的是,項目管理軟體應用程序靈活且便攜。

如果您選擇的應用程序或應用程序具有移動版本,最好是可以在所有設備(包括筆記本電腦和台式電腦)上同步的應用程序,那麼無論您走到哪裡,都可以隨身攜帶您的系統。

筆和紙的驚人力量

與項目管理軟體一樣有效,還有其他一些需要考慮的因素,根據您的情況和需求,可能會考慮更重要的因素。

確實,應用程序使復制,粘貼或任務跟踪更加高效,但“效率”與“生產力”無法互換 – 除非您對後者的定義意味著“盡可能在盡可能短的時間內完成繁忙的工作”。

利用模擬系統提升創造力

但是,對於大多數企業主來說,情況並非如此。從20世紀初開始,企業家就不是流水線上的工人。您需要停機,思考時間,鍛煉創造力的時間,並深入考慮您的實際優先事項。這是基於筆和紙的系統做得很好的事情。以下是一些企業家喜歡寫項目管理軟體的原因:例如,重複寫下未完成的任務的行為有助於強化您品牌中的項目。

它增加了你完成任務所遇到的壓力,這對拖延者來說很有幫助。

模擬工具可以讓您在更大程度上鍛煉自己的創造力。這對某些人來說可能是壓倒性的,但對於其他人來說,它可能是一個強大的吸引力。

筆和紙,項目管理軟體,或兩者兼而有之?

項目管理軟體是否最適合您,取決於您的偏好和您的業務需求。

要做出最佳選擇,請在評估生產力系統選項時考慮以下每個因素:

  • 你最好的工作方式是什麼?
  • 你在工作週期間的移動性如何?
  • 你的計劃風格是什麼?

看看這些因素中的每一個,您現在應該更好地了解哪種方法最適合您。

但是,您不限於其中一個。如果您發現某些方面使您傾向於紙筆方法,而其他方面建議數字工具可能更適合您的需求,您可以創建混合方法。

例如,您可以使用紙質筆記本在白天捕獲想法和數據,然後將項目,任務和約會轉移到手機上的一兩個應用程序。

在你的方法中保持一致

最後,考慮您對一個系統或另一個系統的直覺感受。在最後的分析中,最適合您的生產力系統是您將始終如一地使用的系統。

無論分析結果如何,如果你仍然有這樣或那樣的強烈反應,那麼值得關注那種感覺。

關鍵是讓系統為您服務,而不是扭曲自己和您的工作方式以適應系統。請記住,生產力系統都是為了提高工作效率 – 完成任務,保持專注,確保按時完成。

有了今天的所有選項,創建適合您的個性化方法從未如此簡單。

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